Administrative Assistenz – Forschung & Wissenschaft (m/w/d)

Patientenversorgung auf höchstem Niveau, ausgezeichnete Forschung und Lehre sowie modernste Medizin und Diagnostik - das sind wir vom Uniklinikum Erlangen! Mit unseren über 9.800 hoch qualifizierten Beschäftigten sind wir einer der größten Arbeitgeber Mittelfrankens und wachsen stetig weiter. Dank der wissenschaftlichen Expertise und des großen Engagements unserer Mitarbeitenden bieten wir unseren Patientinnen und Patienten einzigartige und zukunftsweisende Behandlungsmöglichkeiten. Damit gewährleisten wir medizinischen Fortschritt. Finden auch Sie bei uns den perfekten Job, der für Sie und andere Sinn ergibt!

Die Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Projektleiters eines internationalen Forschungsteams
• Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen mit internen und externen Partnern
• Korrespondenz und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache
• Reisemanagement inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung von Posteingang, -ausgang und E-Mails
• Unterstützung bei Vertragsangelegenheiten (z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen, Kooperationsverträge, Forschungsanträge)
• Vor- und Nachbereitung von (Online-)Meetings sowie Erstellung von Präsentationen
• Internetrecherchen zu Forschungs- und Förderprogrammen, Studien und Kooperationspartnern
• Koordination von wissenschaftlichen Vorträgen, Kongressteilnahmen und Deadlines
• Mitwirkung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen
• Prüfung und Anweisung von Rechnungen sowie Kostenstellencontrolling
• Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben und Erstellung effizienter Workflows

Das Know-how dafür

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschafts-, Verwaltungs-, Sozial- oder Gesundheitswissenschaften
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative und Entscheidungsfreude sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten

Zusätzlich von Vorteil

• Interesse an wissenschaftlicher Koordination und Forschungsthemen
• Erfahrung mit internationalen Kooperationen oder im Umgang mit internationalen Partnern
• Kunden- und Dienstleistungsorientierung

Das bieten wir

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit allen Annehmlichkeiten eines Tarifvertrages, inkl. Zusatzvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), bei uns als systemrelevanter Arbeitgeber im öffentlichen Dienst
• Eine interessante Tätigkeit in einem motivierten, aufgeschlossenen Team
• Sorgfältige und qualifizierte Einarbeitung
• Ein umfassendes Angebot zur Gesundheitsförderung
• Beabsichtigte Eingruppierung, je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen, gemäß TV-L
• Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, diese ist grundsätzlich auch teilzeitfähig
• Vertrag mit Option auf Verlängerung

Ansprechperson bei Fragen:
Prof. Dr. med. Ricardo Grieshaber-Bouyer
Leiter der Studienambulanz
Telefon: 09131 85-43012

Bewerbung an

Universitätsklinikum Erlangen
Medizinische Klinik 3 - Rheumatologie und Immunologie
Prof. Dr. med. Ricardo Grieshaber-Bouyer
Ulmenweg 18
91054 Erlangen