Verwaltungskraft / Kaufleute im Sekretariat für das Ressort Wohnen & Leben Erwachsene
Ihr neuer Arbeitsplatz
Das Blindeninstitut Würzburg begleitet und berät an verschiedenen Standorten in Würzburg (vorrangig Lengfeld und Sanderau) insgesamt rund 3.840 Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit Sehbehinderung oder Blindheit und weiteren Beeinträchtigungen aus ganz Unterfranken.
Unsere Klient*innen erhalten Perspektiven und werden in ihrer individuellen Entwicklung und Selbstständigkeit gefördert: von früher Kindheit, über die Schulzeit, den Übergang ins Berufsleben und die Teilhabe am Arbeitsleben, bis zum Leben nach der Arbeitsphase.
Insgesamt arbeiten rund 1.400 Kolleg*innen im Blindeninstitut Würzburg.
Wir bieten
- Option auf Weiterbeschäftigung
- 30 Tage Jahresurlaub
- eine jährlichen Einmalzahlung im Juli (nach § 18 a TVöD) sowie eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
- ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm
- Möglichkeit von Sabbatjahr(en) zu attraktiven Konditionen
- ein E-Bike-Leasing und Fahrrad-Leasing sowie eine große Auswahl an Mitarbeitendenrabatten
- eine lebendige Betriebskultur mit Festen und Feiern, die den Alltag in unserer weltoffenen Stiftung prägen
- eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in interdisziplinären Teams, bei welcher Konfession, Alter oder Herkunft keine Rolle spielen
- eine betriebliche Gesundheitsförderung
Ihre Aufgaben
Ihr Stundenumfang beträgt 20 Stunden die Woche.
Klassische Sekretariatsaufgaben:
- eigenständige Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs einschließlich Verteilung und Versand relevanter Unterlagen
- Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Sicherstellung einer bedarfsgerechten Ausstattung
- Dokumentation von Hygienebelehrungen sowie Überwachung der fristgerechten Vorlage entsprechender Nachweise
- Erstellung und Versand von Geburtstags- und Glückwunschschreiben- Pflege und Aktualisierung von Listen für Bewohnerjubiläen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung entsprechender Ehrungen
Assistenzaufgaben für die Ressortleitung:
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung größerer Termine, Veranstaltungen und Besprechungen
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Tagungen, Workshops und internen Veranstaltungen
- Formatierung, Korrektur und professionelle Aufbereitung von Briefen, Schreiben, Berichten und sonstigen Dokumenten
- Organisation von Bewirtungen und Essensbestellungen bei Feiern, Veranstaltungen und Besprechungen
Unterstützung der Bereichsleitungen:
- Formatierung und Erstellung von Schriftstücken sowie administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Vorbereitung und Erstellung von Serienbriefen und Serienanschreiben
- Unterstützung bei der Erstellung von Schreiben an Kostenträger und externe Ansprechpartner
- Mitwirkung bei Einstellungsverfahren, insbesondere durch Pflege und Überwachung von Einstellungschecklisten sowie Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
Unterstützung bei Projekten:
- administrative und organisatorische Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
- Termin- und Dokumentationsmanagement im Rahmen von Projektaufgaben
- Pflege von Projektunterlagen, Protokollen und Maßnahmenübersichten
- Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen beteiligten Fachbereichen und Projektpartnern
Ihr Profil
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation / Büromanagement, Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter
- mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office-Management wünschenswert
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- selbstständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und sehr gutes Organisationstalent
- Einfühlungsvermögen, Serviceorientierung und freundliches, professionelles Auftreten
- Bereitschaft, die Arbeits- und Urlaubszeiten eines Schulbetriebes zu akzeptieren
- sicherer Umgang mit den MS-Office-Standardprogrammen
Verwaltungskraft / Kaufleute im Sekretariat für das Ressort Wohnen & Leben Erwachsene
Standort [Ohmstraße 7
97076 Würzburg](https://www.blindeninstitut.de/de/blindeninstitute/wuerzburg/)
Arbeitsbereich Verwaltung / Wohnen Erwachsene
Beschäftigungsumfang Teilzeit
Arbeitsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Beschäftigungsart Mitarbeitende
Befristung 31.05.2027 Krankheitsvertretung
Kontakt
Almira Eglof
Personalmarketing / Ausbildungsbeauftragte und Beauftragte für Freiwilligendienste (FSJ&BFD)
Tel. 0931 2092-6133
