Vorstandsassistenz (m/w/d)

Das Unternehmen

Unser Mandant ist ein erfolgreiches, mittelständisches, international aufgestelltes Unternehmen mit Firmensitz im Raum Nürnberg. Als Entwickler und Produzent von hochwertigen Systemen, Komponenten und High-Tech-Lösungen hat sich die Firma einen hervorragenden Ruf bei ihren Kunden aufgebaut und befindet sich auf einem nachhaltigen Wachstumskurs.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine organisationsstarke, absolut vertrauenswürdige Vorstandsassistenz (m/w/d), die neben dem Office-Management des Vorstandsbereiches auch eigenverantwortlich Themen und Projekte vorantreiben möchte.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Vorstands in allen operativen Belangen sowie im anspruchsvollen Tagesgeschäft im Rahmen eines effizienten Office-Managements
• Beschaffung und Analyse von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und -findung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen, Events und Dienstreisen
• Visualisierung von Vorträgen, Präsentationen und Charts
• Schnittstellen- und Koordinationsfunktion innerhalb der Vorstandsbereiche, zu Führungskräften sowie Mitarbeitern der Fachbereiche aller Unternehmens-Standorte
• Terminplanung und -koordination sowie Reiseplanung für den Vorstand
• Bearbeitung interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Koordination von externen Partnern und Prozessen
• eigenverantwortliche Steuerung und Koordination von Projekten

Ihr Kompetenzprofil

• idealerweise erfolgreich abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder vergleichbare fundierte Ausbildung
• mehrjährige, umfassende Erfahrung als Assistent/in auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene, idealerweise Erfahrungen mit größeren mittelständischen, international aufgestellten Unternehmen mit zahlreichen Schnittstellen
• sicherer Umgang mit der gängigen Büro-Software (insbesondere MS-Office) inkl. Tools für Videokonferenzen und Erfahrung im digitalen Arbeiten; praxiserprobte Erfahrung in der Erstellung von Präsentationsunterlagen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung, eine weitere Fremdsprache wünschenswert
• diplomatisches Geschick sowie gutes Gespür im angemessenen Umgang mit Vorständen und Führungskräften sowie unterschiedlichen Mitarbeitergruppen
• dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
• ausgeprägte Teamorientierung
• überzeugendes Kommunikationsverhalten gepaart mit hoher Sozialkompetenz
• Organisationsstärke und ein hohes Maß an Flexibilität
• engagiert und belastbar mit hoher Eigenmotivation
• strukturierte, selbstständige, systematische Arbeitsweise
• analytisches Denkvermögen und Verständnis für komplexe Zusammenhänge
• einwandfreie Umgangsformen sowie souveränes Auftreten
• Loyalität, absolute Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• positive Grundhaltung, Veränderungsoptimismus, positives Menschenbild