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Stellenbeschreibung

Unser Sprachzentrum in Heilbronn bietet Migrant*innen und Flüchtlingen Deutschkurse und Sprachprüfungen von A1-C2 an. Für die Planung, Verwaltung und Abrechnung unserer Angebote suchen wir Unterstützung.

Ihre Aufgaben bei uns:

• Allgemeine Büroorganisation / Einkauf von Büro- und Lehrbedarf, Onlinebestellung der Lehrbücher
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Kursteilnehmenden und Kursinteressierten zu bestehenden und/oder zukünftigen Kursen
• Anmeldung der Teilnehmenden (über die Webschnittstellen InGe und Webdoc) und Anlegen von Teilnehmenden- und Kursakten
• Kursbeginnmeldungen, Modulmeldungen, Meldungen zu Moduländerungen (über die Onlineschnittstellen InGe und WebDoc)
• Kurs- und Modulabrechnungen beim BAMF
• Erstellen von Kostenbefreiungsanträgen und Fahrtkostenanträgen sowie von Teilnahmebescheinigungen für unsere Teilnehmenden
• Auszahlung und Abrechnung der Fahrtkosten
• Korrespondenz mit dem BAMF, dem Jobcenter und der ABH bezüglich einzelner Teilnehmerinnen (Anwesenheitsmeldungen, Krankmeldungen, Kursunterbrechungen etc.) / Dokumentation der Fehlzeiten der Kursteilnehmerinnen
• Vorbereitung der telc-Prüfungen (DTZ, B1+, LiD) in Absprache mit den Lehrkräften
• Erstellen und Aktualisieren von Kurs-/ Stundenplänen

Sie bringen mit:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss
• einen routinierten Umgang mit MS-Office-Programmen
• gut entwickelte situative Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und möglichst in einer weiteren Sprache
• eine freundliche, offene, tolerante und geduldige Haltung
• ein ausgeprägtes interkulturelles Verständnis
• Organisationsstärke, selbständige und zielgerichtete Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft