Executive Assistant (m/w/d)

Für unseren namhaften Auftraggeber in Erlangen suchen wir zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine Assistenz (m/w/d) des Bereichsleiters.

Ihr Aufgabengebiet

• Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Executive Office (Management von Kalender, Reisen, Meetings und Unterlagen, Executive Support)
• Organisation und Koordination administrativer sowie organisatorischer Abläufe im Executive Office
• Eigenständiges Management von Kalendern, inklusive Terminplanung, -priorisierung und -nachverfolgung
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Erstellung von Agenden, Präsentationen und Protokollen
• Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage von vertraulichen Unterlagen und Dokumenten
• Unterstützung des Managements im operativen Tagesgeschäft (Executive Support)
• Schnittstelle und Kommunikationskoordination zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Executive Office

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf Senior- oder Vorstandsebene (idealerweise international)
• Routine in der Unterstützung von Führungskräften mit komplexen Kalendern und hoher Meeting-Dichte
• Fundierte Erfahrung in internationaler Reiseorganisation inkl. Visa, Umbuchungen und kurzfristigen Anpassungen
• Sehr hohe Organisationsstärke sowie Fähigkeit zum parallelen, strukturierten Arbeiten
• Ausgeprägtes Priorisierungsvermögen im Executive-Umfeld
• Hohe Diskretion und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit M365 (Outlook, Teams, PowerPoint; idealerweise Copilot)
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Starke Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrung im Energie-, Industrie- oder Beratungsumfeld von Vortei
• Schnelle Auffassungsgabe und hohe Anpassungsfähigkeit

Wir bieten

• Attraktive branchenorientierte Vergütung
• Volle soziale Absicherung
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Persönliche Beratung und Betreuung
• Arbeitszeit: 40 Stunden / Woche