Mitarbeiter/in Backoffice (m/w/d) ASB Erstaufnahmeunterkunft (EAU) Erlangen

Mitarbeiter/in Backoffice (m/w/d) ASB Erstaufnahmeunterkunft (EAU) Erlangen

Der Arbeiter-Samariter-Bund gehört zu den großen Hilfs- und Wohlfahrtsorganisationen. Getreu unserem Motto „Wir helfen hier und jetzt“ sind wir in Deutschland und 30 Ländern weltweit tätig. In der Erstaufnahmeunterkunft (EAU) Erlangen betreuen und versorgen wir geflüchtete Menschen während ihrer ersten Zeit in Deutschland. Für einen reibungslosen, gut organisierten Ablauf in der Einrichtung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung für unser Backoffice-Team.
Vertragsart
Vollzeit
Ort
Erlangen
Eintrittsdatum
ab sofort
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Wir suchen für unser Team der Erstaufnahmeunterkunft in Erlangen schnellstmöglich eine fachlich und menschlich überzeugende Persönlichkeit.

Unser Angebot

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz in einem engagierten, kollegialen Team
• Leistungsgerechte Vergütung nach Tarifvertrag ASB Bayern inklusive Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld)
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woch (Montag-Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr)
• Strukturierte Einarbeitung sowie regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Zusätzliche Mitarbeitervorteile (z. B. Jobrad-Leasing, Corporate Benefits)

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für die Bewohnerinnen und Bewohner bei organisatorischen und alltäglichen Anliegen
• Koordination und Dokumentation von Ein- und Auszügen, inklusive Zimmerübergabe, Zimmerabnahme und Schlüsselverwaltung
• Verteilung der Post sowie Weiterleitung wichtiger Mitteilungen an die Bewohner
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Einrichtungsleitung im Tagesgeschäft
• Pflege und Verwaltung der Bewohnerdaten sowie Führung von Akten und Dokumentationen
• Schriftverkehr und Kommunikation mit Behörden (u. a. Ausländerbehörde, Regierung von Mittelfranken, Sozialamt) sowie internen und externen Ansprechpartnern
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Empfang und Bearbeitung von Anfragen
• Terminplanung und -koordination für die Einrichtung
• Erstellung von Belegungsübersichten, Statistiken und Berichten
• Unterstützung bei vorbereitenden buchhalterischen Tätigkeiten, Rechnungsprüfung und Kassenführung
• Bestellwesen sowie Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Dokumentationsstandards
• Enge Zusammenarbeit mit Sozialdienst, Sicherheitsdienst, Reinigungsdienst, Hausmeistern und weiteren Kooperationspartnern vor Ort

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im sozialen oder öffentlichen Sektor
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z. B. Englisch, Arabisch, Farsi) von Vorteil
• Interkulturelle Sensibilität und ein wertschätzender Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft
• Diskretion sowie ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch in herausfordernden Situationen
• Identifikation mit den humanitären Grundwerten des ASB

Wir freuen uns auf deine Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben und ggf. erste Zeugnisse).